I − Postanowienia ogólne

§ 1

Regulamin określa zasady i tryb przeprowadzania kontroli, a w szczególności:

1. cel i zadania kontroli w jednostkach organizacyjnych i organach Związku,
2. zasady i tryb przeprowadzenia kontroli
3. dokumentowanie ustaleń z kontroli,
4. zasady i tryb postępowania pokontrolnego.

§ 2

Celem kontroli jest badanie działalności poszczególnych jednostek organizacyjnych i organów Związku w zakresie:

1. legalności tj. zgodności działania z obowiązującymi przepisami prawa, ustawy, statutu, regulaminu i uchwał organów statutowych
2. gospodarności tj. celowego, oszczędnego dysponowania środkami na zasadach rachunku ekonomicznego oraz wykazania dbałości o właściwe zabezpieczenie majątku
3. rzetelności tj. dokumentowania wszystkich czynności zgodnie ze stanem faktycznym

§ 3

1. Ogrodowe Komisje Rewizyjne dokonują okresowych ocen całokształtu działalności Zarządu ROD, przeprowadzają, co najmniej dwa razy w roku kalendarzowym kontrole działalności statutowej w tym finansowej zgodnie z § 96 Statutu PZD.
2. Okręgowe Komisje Rewizyjne, co najmniej dwa razy w roku przeprowadzają kontrolę działalności statutowej OZ, a kontrole w ROD w miarę potrzeb. Ponadto Okręgowe Komisje Rewizyjne dokonują badań i weryfikacji sprawozdań finansowych zarządu oraz zbiorczych sprawozdań finansowych ROD zgodnie z § 129 Statutu.
3. Krajowa Komisja Rewizyjna sprawuje kontrolę nad działalnością statutową i finansową PZD, przeprowadza, co najmniej dwa razy w roku kontrolę działalności statutowej i finansowej Krajowej Rady, w tym gospodarki finansami, a kontrole okręgów i ROD w miarę potrzeby zgodnie z § 155 i 156 Statutu.

II − Zasady i tryb przeprowadzania kontroli i dokumentowanie jej ustaleń

§ 4

1. Kontrole mogą być przeprowadzane jako:
   1. badanie całokształtu działalności jednostek PZD,
   2. badanie zagadnień problemowych,
   3. badanie rocznych sprawozdań finansowych,
   4. badanie skarg.
2. Zakres kontroli ustala przewodniczący komisji rewizyjnej.
3. Kontrolę przeprowadza się w siedzibie jednostki kontrolowanej oraz w miejscu wykonywania jej zadań.
4. W przypadku braku siedziby, w której jednostka kontrolowana wykonuje swoje zadania (np. domu działkowca) kontrolę przeprowadza się w siedzibie innej jednostki organizacyjnej PZD.
5. Wykonywanie czynności kontrolnych należy tak zorganizować, aby nie utrudniać w jednostce kontrolowanej wykonywanie bieżących czynności.

§ 5

1. Kontrole przeprowadza zespół składający się co najmniej z dwóch członków komisji rewizyjnej.
2. Zespół kontrolny i jego kierownika powołuje przewodniczący komisji rewizyjnej lub zastępujący go w pełnieniu obowiązków zastępca przewodniczącego.
3. Członkowie komisji rewizyjnych nie mogą przeprowadzać kontroli w tych jednostkach, gdzie pełnią funkcje członków zarządu, a także, jeśli są współmałżonkami, względnie krewnymi w linii prostej pracownika zajmującego kierownicze stanowisko w kontrolowanej jednostce.
4. W skład zespołu kontrolnego mogą być powoływani specjaliści (prawnicy, księgowi, specjaliści ds. inwestycyjnych i ogrodniczych) nie będący członkami komisji rewizyjnych.
5. Kierownik zespołu ustala podział zadań między członków i kieruje tym zespołem.

§ 6

1. Przed rozpoczęciem kontroli kierownik zespołu kontrolnego przedstawia prezesowi (przewodniczącemu) tematykę kontrolną.
2. Członkowie zespołu kontrolnego przeprowadzający kontrolę uprawnieni są do:
   1. przeglądu wszystkich pomieszczeń i urządzeń kontrolowanej jednostki,
   2. wglądu do wszystkich akt i dokumentów oraz sporządzenia odpisów i wyciągów,
   3. sprawdzenia stanu składników majątkowych,
   4. występowania do członków organów i pracowników kontrolowanych jednostek o udzielenie wyjaśnień ustnych i pisemnych.
3. Kierownicy kontrolowanych jednostek mają obowiązek zapewnić kontrolującym możliwość wykonywania powyższych czynności.

§ 7

1. W trakcie kontroli zespół kontrolny ma obowiązek zbadać realizację zaleceń wydanych na podstawie poprzednich kontroli i ustalić osoby odpowiedzialne w przypadku ich nie wykonania.
2. W trakcie kontroli członkowie zespołu kontrolnego mają obowiązek udzielania instruktażu, a w szczególności w zakresie kontrolowanych zagadnień.
3. Zespół kontrolny nie jest upoważniony do wydawania zarządzeń i zaleceń podczas przeprowadzania kontroli.

§ 8

1. Ustalenia kontroli powinny wynikać z dokumentów, oględzin obiektów i urządzeń oraz oświadczeń osób udzielających wyjaśnień z ramienia jednostki kontrolowanej.
2. Dokumenty i ich ewidencję członkowie zespołu kontrolnego sprawdzają pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym, a w szczególności badają ich legalność, kompletność i rzetelność sporządzania.
3. Odpisy i wyciągi dokumentów sporządzone dla potrzeb kontrolujących poświadcza osoba kierująca kontrolowaną jednostką, w której dokument się znajduje, z tym że dokumenty finansowe poświadcza osoba odpowiedzialna za prowadzenie księgowości.

§ 9

Członkowie zespołu kontrolnego w toku kontroli mają prawo wnioskować o komisyjne sprawdzenie stanu środków pieniężnych w kasie i innych składników majątkowych w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej za sprawdzane składniki majątkowe, a w razie jej nieobecności – komisji powołanej przez kierownika jednostki. Z czynności sprawdzenia stanu środków pieniężnych i innych składników majątkowych sporządza się oddzielnie protokoły, które podpisuje osoba materialnie odpowiedzialna oraz osoby obecne przy sprawdzeniu i dołącza się je do protokołu z kontroli.

§ 10

1. Z przeprowadzonej kontroli sporządza się protokół.
2. Protokół z kontroli powinien zawierać:
   1. Informacje wstępne, a w tym:
      • pełną nazwę kontrolowanej jednostki i jej adres,
      • datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli,
      • imiona i nazwiska członków zespołu kontrolnego prowadzących kontrolę oraz nazwę jednostki zarządzającej kontrolę,
      • określenie zakresu kontroli oraz okresu objętego kontrolą,
      • imiona i nazwiska osób kierujących kontrolowaną jednostką oraz udzielających z jej ramienia wyjaśnień i informacji.
   2. Ustalenia kontroli, a w tym:
      • jakie dokumenty były badane i z jakiego okresu czasu,
      • realizacja zaleceń pokontrolnych,
      • realizacja zadań wynikających z zakresu kontroli,
      • stan faktyczny kontrolowanych zagadnień i ich odzwierciedlenie w dokumentacji,
      • realizacja zadań statutowych,
      • rzetelność i zgodność z prawem dokumentacji (finansowej, organizacyjnej, prawnej)
   3. Informacje końcowe:
      • wykaz załączników,
      • datę podpisania protokołu,
      • potwierdzenie odbioru protokołu i kontroli,
      • ilość sporządzonych egzemplarzy.

§ 11

1. Ustalenia kontroli należy formułować zwięźle i ujmować w protokole w grupach tematycznych.
2. W protokole nie należy ujmować własnych ocen i ustaleń dotyczących uchybień, które zostały usunięte w trakcie kontroli.
3. W razie stwierdzenia istotnych nieprawidłowości należy:
   1. określić na czym one polegają oraz podać ich rozmiary i częstotliwość,
   2. wskazać konkretne fakty (przykłady), przyczyny i okoliczności ich powstania,
   3. ujemne skutki, a w szczególności możliwe do ustalenia rozmiary spowodowanych szkód i strat,
   4. wskazać osoby odpowiedzialne oraz współodpowiedzialne za spowodowanie szkód i strat,
   5. pobrać od tych osób pisemne wyjaśnienie oraz ustosunkować się do rzetelności tych wyjaśnień, jeśli dotyczą faktów sprawdzonych.

§ 12

1. Protokół z kontroli podpisują:
   • członkowie zespołu kontrolnego,
   • osoba uprawniona z kontrolowanej jednostki lub organu,
   • osoba prowadząca księgowość, jeśli kontrola obejmuje sprawy finansowe i rachunkowe,
   • osoby udzielające wyjaśnień i informacji.
2. Podpisy osób reprezentujących jednostkę kontrolowaną wobec przeprowadzających kontrolę powinny być złożone pod klauzulą: „Kontrolowany ma prawo wnieść w ciągu 14 dni od dnia zakończenia kontroli zastrzeżenia oraz złożyć wyjaśnienia do ustaleń zawartych w protokole. Wyjaśnienia (zastrzeżenia) składa się na piśmie do powołującego zespół kontrolny.”

III − Postępowanie pokontrolne

§ 13

1. Kierownik zespołu kontrolnego przekazuje protokół z kontroli wraz z załącznikami powołującemu zespół przewodniczącemu komisji rewizyjnej.
2. Przewodniczący, w zależności od ustaleń zawartych w protokole:
   1. w razie niestwierdzenia podczas kontroli nie stwierdzono naruszeń obowiązujących przepisów, ani działań sprzecznych z ustalonym w Związku porządkiem prawnym i przypisanymi zadaniami, pozostawia protokół w aktach komisji rewizyjnej,
   2. w razie stwierdzenia naruszenia przepisów, niewykonywanie powierzonych obowiązków, działania i zaniechania mające negatywny wpływ na prawa działkowców lub Związku, przekazuje protokół wraz z załącznikami organowi sprawującemu nadzór nad kontrolowanym,
   3. w razie stwierdzenia w jednostce kontrolowanej rażące naruszenia przepisów, nadużycia finansowe, działania na szkodę działkowców lub Związku, przekazuje protokół wraz z załącznikami organowi sprawującemu nadzór nad kontrolowanym informując o konieczności podjęcia przez ten organ natychmiastowych działań przewidzianych statutem PZD oraz prawem powszechnie obowiązującym.

§ 14

1. Gdy zespół kontrolny Krajowej Komisji Rewizyjnej dokonywał kontroli działalności komisji rewizyjnej ROD, Przewodniczący Krajowej Komisji Rewizyjnej:
   1. w razie niestwierdzenia uchybień, pozostawia protokół w aktach komisji,
   2. jeżeli stwierdzono naruszenia przepisów, niewykonywanie zadań statutowych, zaniechania lub działania niezgodne z kompetencjami, przekazuje protokół wraz z załącznikami do okręgowej komisji rewizyjnej w celu podjęcia działań i decyzji zgodnie z kompetencjami określonymi statutem PZD,
2. W przypadku, gdy zespół kontrolny Krajowej Komisji Rewizyjnej dokonywał kontroli działalności okręgowej komisji rewizyjnej, Przewodniczący Krajowej Komisji Rewizyjnej:
   1. w razie niestwierdzenia uchybień, pozostawia protokół w aktach komisji,
   2. jeżeli stwierdzono naruszenia przepisów, niewykonywanie zadań statutowych, zaniechania lub działania niezgodne z kompetencjami, przedstawia wyniki kontroli na posiedzeniu plenarnym Krajowej Komisji Rewizyjnej w celu podjęcia działań i decyzji zgodnie z kompetencjami określonymi statutem PZD.
3. Do postępowania pokontrolnego, gdy kontrolę komisji rewizyjnej ROD wykonywała okręgowa komisja rewizyjna, przepisy ust. 2 stosuje się odpowiednio.

IV − Postanowienia końcowe

§ 15

Niniejszy regulamin obowiązuje od dnia 1 stycznia 2007 r.

Krajowa Komisja Rewizyjna
Polskiego Związku Działkowców

Warszawa, dnia 15 listopada 2006 r.